Formation Optimiser la gestion du temps, des priorités et le traitement des e-mails

Formation créée le 11/09/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation mixte

Durée de formation

18 heures (2.5 jours)

Accessibilité

Oui
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Formation Optimiser la gestion du temps, des priorités et le traitement des e-mails


À l’issue de ce stage, les participants seront capables de gérer efficacement leur temps, de hiérarchiser leurs priorités et d’optimiser le traitement de leurs e-mails afin de renforcer leur organisation personnelle et leur performance professionnelle.

Objectifs de la formation

  • Anticiper et planifier les activités en maîtrisant les priorités
  • Réduire la pression des urgences et des imprévus
  • Fluidifier le traitement quotidien des mails professionnels
  • Adopter des outils et méthodes efficaces de gestion du temps adaptés à un service RH/Paie/Juridique

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Professionnels des services RH, paie et juridique, confrontés à une surcharge informationnelle, des urgences fréquentes et un grand volume d'e-mails
Prérequis
  • Maitrise de l’outil numérique

Contenu de la formation

ATELIER 1 - Reprendre le contrôle de son temps
  • Pourquoi optimiser son temps ? Statistiques et constats RH/juridique
  • Les lois du temps (Pareto, Parkinson, loi de Laborit)
  • Identifier les voleurs de temps dans un environnement RH/paie
  • Anticiper les imprévus récurrents
  • Autodiagnostic de ses habitudes de gestion du temps
  • Analyse collective des voleurs de temps spécifiques au service RH/paie/juridique
ATELIER 2 – Clarifier ses priorités et structurer ses journées
  • Urgent vs important : grille d’Eisenhower adaptée aux tâches RH/paie/juridique
  • Définir ses priorités métier (paye, clôture sociale, reporting juridique…)
  • Élaborer une "Not-to-do list", planifier avec des marges
  • Outils numériques pour la planification (agenda partagé)
  • Atelier pratique : Planification d’une semaine type RH avec périodes de paie, urgences juridiques, imprévus pour la création d’un tableau de priorisation personnalisé
ATELIER 3 – Rester concentré et décider efficacement
  • Techniques d’attention (batching, tempo de 90 min, gestion des distractions)
  • Organisation de son espace de travail physique et numérique
  • Prise de décision rapide (règle des 2 minutes, simplification des choix)
  • Réduction des réunions inutiles, méthode de synchronisation
  • Atelier pratique : Exercices de concentration (mini-sessions de deep work) Cas pratique : arbitrage en période de surcharge avec refonte de son planning de réunions
ATELIER 4 – Fluidifier le traitement des e-mails dans un service RH/Paie/Juridique
  • Diagnostic : combien de mails reçus/traités ? Quels impacts ?
  • Structuration de la boîte mail : règles de tri automatiques, étiquettes, filtres
  • Stratégies de traitement (boîte zéro, créneaux mails, tri 3D : Déléguer, Différer, Désactiver)
  • Bonnes pratiques de rédaction courte, claire et ciblée
  • Atelier pratique : Cas pratiques : traiter un flot de 50 mails RH/paie/juridique en 30 min pour mettre en place des filtres automatiques et modèles de réponse

Équipe pédagogique

L'équipe pédagogique de Maelia est pluridisciplinaire, et certifiée Qualiopi depuis 2020. Elle est composée de Consultants formateurs, ayant des profils séniors ( +de 15 ans de vécu). Différents domaines d'intervention ( Management, Organisation du travail, Efficacité professionnelle, Usage digital Bureautique, Assistanat Accueil, Relation Clients, Accompagnement organisation- Audit - QVT, ...) Toute taille d'organisations et tous secteurs ( Administrations, Hospitalier, Logement social, Laboratoire, Transitaire, Développement durable....).

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Test de positionnement
  • Feuilles de présence
  • Questions orales ou écrites (QCM)
  • Mises en situation
  • Test d'évaluation de la formation
  • Attestation de formation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Tableau Interactif de 65 pouces pour favoriser l'interactivité : excellente qualité vidéo et audio pour les participants (son et image de la visio confortable, sondages et votes, brainstorming, partage d’écrans, tableau blanc, partage de ressources…)
  • Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation
  • Capsules vidéo (4/5 minutes) en lien avec le thème et présentation de supports visuels dynamiques • Jeu de questions sur sa pratique actuelle • Capsules vidéo (3/5 minutes) illustrant un point particulier du thème • Discussions courtes et guidées autour des vidéos et formalisation des concepts clés • Validation en grand groupe • Présentation de supports visuels dynamiques
  • 20% Exposés théoriques et 80% Etude de cas concrets
  • Quiz en salle
  • Mise à disposition en ligne de documents supports

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction des stagiaires: 94% Taux d'assiduité des stagiaires: 100%

Lieu

MAELIA CONSULTING MAELIA CONSULTING

Capacité d'accueil

Entre 2 et 10 apprenants

Accessibilité

Accessible aux personnes en situation de handicap