Dynamiser les réunions de service

Formation créée le 23/05/2024.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures (2 jours)

Accessibilité

Oui
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Dynamiser les réunions de service


1 réunion sur 2 est improductive. Lorsque la préparation est bâclée et l'ordre du jour sujet à interprétation, les réunions manquent de consistance, les durées s'allongent. Le résultat est décevant, ce qui démotive les participants et enclenche une spirale d'inefficacité : les réunions commencent en retard, certains acteurs essentiels s'absentent. Au final, aucune action n'est mise en œuvre à l'issue de ces réunions devenues improductives. La formation ""Conduire des réunions productives"" propose une méthode efficace en 3 étapes .

Objectifs de la formation

  • A l'issu de ce stage, les participants pourront améliorer l'efficacité des réunions, aider les participants d'une réunion à jouer correctement leur rôle et réduire la durée des réunions pour une même efficacité

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Tout manager et cadre souhaitant améliorer l'efficacité des réunions de travail dans lesquelles il est impliqué en tant qu'animateur ou participant.
Prérequis
  • Aucun

Contenu de la formation

JOUR 1 : 1. DIAGNOSTIQUER SES PRATIQUES D'ANIMATION
  • Repérer la place des réunions dans le fonctionnement de son organisation de travail et mesurer leur efficacité
  • Revisiter son expérience de la réunion : ce qui est efficace, ce qui est non productif
  • Faire le point sur son rôle d’animateur : points forts, points d’amélioration, questions
  • Les différents types de réunion
2.IDENTIFIER LES CLES DE SUCCES D’UNE REUNION PRODUCTIVE Etape 1 : préparer la réunion, gage de réussite
  • Définir précisément l’objectif à atteindre à la fin de la réunion
  • Décider si la réunion est le meilleur moyen pour les atteindre
  • Identifier les personnes clés à inviter
  • Etablir l’ordre du jour et définir la durée de chaque séquence
  • Choisir les méthodes d’animation appropriées pour atteindre l’objectif
  • Préparer les contenus
  • Tenir compte des éléments de préparation de fond pour définir l’organisation logistique de la réunion
  • Mobilier les participants sur l’objectif en amont de la réunion
Étape 2 : Focaliser les énergies sur l'objectif pendant la réunion
  • Établir et respecter un code de bonne conduite pour protéger la concentration des participants
  • Soigner l'introduction : Avancer vers l'objectif et veiller aux conclusions intermédiaires
  • Répartir les rôles pour faciliter la production du groupe
  • Utiliser les méthodes de production en groupe selon le résultat visé : décider, parvenir à un consensus, concevoir un produit ou un document, planifier un projet, résoudre un problème...
JOUR 2 : Étape 3 : Garantir la mise en œuvre des engagements pris en réunion
  • Formaliser les points clefs de la réunion et les engagements de chacun dans le relevé de décisions
  • Clarifier les actions à entreprendre et acter les engagements de chacun
  • Veiller à la diffusion rapide des décisions prises
  • Planifier un suivi opérationnel des actions
  • Faire le bilan de la réunion pour améliorer la productivité des prochaines rencontres
3. ANIMER EN AFFIRMANT SON LEADERSHIP
  • Développer ses capacités d'écoute
  • Veiller à l'implication des participants
  • Faciliter échanges et production d'idées
  • S'appuyer sur la dynamique du groupe pour progresser vers l'objectif
  • Traiter avec souplesse les objections et freins des participants
  • Renforcer son aisance face aux "participants difficiles

Équipe pédagogique

L'équipe pédagogique de Maelia est pluridisciplinaire, et certifiée Qualiopi depuis 2020. Elle est composée de Consultants formateurs, ayant des profils séniors ( +de 15 ans de vécu). Différents domaines d'intervention ( Management, Organisation du travail, Efficacité professionnelle, Usage digital Bureautique, Assistanat Accueil, Relation Clients, Accompagnement organisation- Audit - QVT, ...) Toute taille d'organisations et tous secteurs ( Administrations, Hospitalier, Logement social, Laboratoire, Transitaire, Développement durable....).

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Test de positionnement
  • Feuilles de présence
  • Questions orales ou écrites (QCM)
  • Mises en situation
  • Test d'évaluation de la formation
  • Attestation de formation

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation
  • Tableau Blanc Interactif
  • Documents supports de formation projetés
  • Exposés théoriques
  • Etude de cas concrets
  • Quiz en salle
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation

Qualité et satisfaction

Taux de satisfaction Taux d'assiduité

Lieu

MAELIA CONSULTING MAELIA CONSULTING

Capacité d'accueil

Entre 2 et 10 apprenants

Accessibilité

Accessible aux personnes en situation d'handicap