Conduire des réunions productives
Formation créée le 26/06/2020. Dernière mise à jour le 26/02/2024.
Version du programme : 1
Programme de la formation
1 réunion sur 2 est improductive. Lorsque la préparation est bâclée et l'ordre du jour sujet à interprétation, les réunions manquent de consistance, les durées s'allongent. Le résultat est décevant, ce qui démotive les participants et enclenche une spirale d'inefficacité : les réunions commencent en retard, certains acteurs essentiels s'absentent. Au final, aucune action n'est mise en œuvre à l'issue de ces réunions devenues improductives. La formation ""Conduire des réunions productives"" propose une méthode efficace en 3 étapes .
Objectifs de la formation
- Préparer la réunion pour concentrer les énergies sur l'objectif essentiel
- Utiliser les techniques d'animation appropriées pour atteindre l'objectif
- Obtenir la participation active des membres du groupe
- Mettre en place les conditions de succès pour que le plan d'action soit concret et que la réunion soit suivie d'effet
Profil des bénéficiaires
- Tout manager et cadre souhaitant améliorer l'efficacité des réunions de travail dans lesquelles il est impliqué en tant qu'animateur ou participant.
- Aucun
Contenu de la formation
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Identifier les clés de succès d'une réunion productive
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Diagnostiquer ses pratiques d'animation
- Repérer la place des réunions dans le fonctionnement de son organisation de travail et mesurer leur efficacité
- Revisiter son expérience de la réunion : ce qui est efficace, ce qui est non productif
- Faire le point sur son rôle d'animateur : points forts, points d'amélioration, questions
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Étape 1 : Préparer la réunion, gage de réussite
- • Définir précisément l'objectif à atteindre à la fin de la réunion
- • Décider si la réunion est le meilleur moyen pour les atteindre
- • Identifier les personnes clés à inviter
- • Établir l'ordre du jour et définir la durée de chaque séquence
- • Choisir les méthodes d'animation appropriées pour atteindre l'objectif
- • Préparer les contenus
- • Tenir compte des éléments de préparation de fond pour définir l'organisation logistique de la réunion
- • Mobiliser les participants sur l'objectif en amont de la réunion
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Étape 2 : Focaliser les énergies sur l'objectif pendant la réunion
- • Établir et respecter un code de bonne conduite pour protéger la concentration des participants
- • Soigner l'introduction
- • Avancer vers l'objectif et veiller aux conclusions intermédiaires
- • Répartir les rôles pour faciliter la production du groupe
- • Utiliser les méthodes de production en groupe selon le résultat visé : décider, parvenir à un consensus, concevoir un produit ou un document, planifier un projet, résoudre un problème...
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Étape 3 : Garantir la mise en œuvre des engagements pris en réunion
- • Formaliser les points clefs de la réunion et les engagements de chacun dans le relevé de décisions
- • Clarifier les actions à entreprendre et acter les engagements de chacun
- • Veiller à la diffusion rapide des décisions prises
- • Planifier un suivi opérationnel des actions
- • Faire le bilan de la réunion pour améliorer la productivité des prochaines rencontres
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Animer en affirmant son leadership
- Développer ses capacités d'écoute
- Veiller à l'implication des participants
- Faciliter échanges et production d'idées
- S'appuyer sur la dynamique du groupe pour progresser vers l'objectif
- Traiter avec souplesse les objections et freins des participants
- Renforcer son aisance face aux "participants difficiles
L'équipe pédagogique de Maelia est pluridisciplinaire, et certifiée Qualiopi depuis 2020. Elle est composée de Consultants formateurs, ayant des profils séniors ( +de 15 ans de vécu). Différents domaines d'intervention ( Management, Organisation du travail, Efficacité professionnelle, Usage digital Bureautique, Assistanat Accueil, Relation Clients, Accompagnement organisation- Audit - QVT, ...) Toute taille d'organisations et tous secteurs ( Administrations, Hospitalier, Logement social, Laboratoire, Transitaire, Développement durable....).
- Test de positionnement
- Feuilles de présence
- Questions orales ou écrites (QCM)
- Mises en situation
- Test d'évaluation de la formation
- Attestation de formation
- Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation
- Tableau Blanc Interactif
- Documents supports de formation projetés
- Exposés théoriques
- Etude de cas concrets
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation